Bättre struktur ger mer tid för kunden – därför gick Mestergruppen över till digitala checklistor

Bygghandelskoncernen Mestergruppen Sverige AB med kedjorna XL-bygg, Bolist och Järnia använder MarketCheck som en del i samordningen av ISO- och FSC/PEFC-certifikat åt butiker i hela landet. Då butikerna är fria handlare behövdes ett centralt system som gav överblick och struktur.

Mattias Robinson är hållbarhetschef på Mestergruppen Sverige AB, som använt MarketCheck sedan 2019. Det var när han tidigare jobbade som operativ samordnare, en roll som innebar att han var ute på mycket revisioner i butikerna, som han såg behovet av ett standardiserat sätt att sätta upp checklistor för certfikatshantering:

– Mestergruppen är en decentraliserad organisation där handlarna äger och driver sina egna butiker. Men eftersom vi står som certifikatägare för butikerna behövde vi ett centralt verktyg för att följa upp det systematiska arbetet som krävs för att uppfylla standardkrav och lagstiftning.

Använder MarketCheck för certifikathantering och nöjd-kund-arbete

I Mestergruppens arbete med ISO- och FSC/PEFC-certfiering fungerar MarketCheck som ett system för de checklistor som ska checkas av under revisioner. Checklistorna ser till att handlarna jobbar systematiskt med ständiga förbättringar och lever upp till standardkrav och lagar. Processen är automatiserad och handlarna får ett mejl när en checklista är öppen och ska göras.

Att valet föll på MarketCheck beror på möjligheten att även kunna lägga till kommersiella aspekter. Butikerna kan använda Daily store checks och skyltning för att se till att butiken är representabel och kundundersökningar för att se till att kundernas förväntningar möts, båda som en del av det systematiska kvalitetsarbete som ingår i ISO 9001-certifikatet.

MarketCheck skapar överblick och hindrar att saker faller mellan stolarna

Innan Mestergruppen började använda MarketCheck gjordes checklistorna i Excel-filer som mejlades runt.

– För en decentraliserad organisation som oss var det extremt svårt att få konsoliderad data eller någon överblick eftersom den enda insynen vi fick var när vi väl var på plats. Nu får vi en sammanställning och kan jobba mer proaktivt. Vi har fått bättre struktur och kontroll, berättar Mattias.

Många butiker skötte tillbudsrapporteringen på en whiteboard som sedan skrevs av på papper, vilket blev väldigt ostrukturerat. De handlare som nu sköter tillbudsrapporteringen i MarketCheck har nu fått en strukturerad process från incident till planerad åtgärd och stängning och kan dessutom lägga till bilder. Tack vare att det ligger i ett system och processen automatiserats med påminnelser på mejl undviker de numera att saker faller mellan stolarna.

Frigör tid så att handlarna kan serva kunder bättre 

Revisionerna behöver fortfarande göras på plats i butikerna, men MarketCheck har gjort att tiden används mer effektivt. Handlarna hinner sätta sig in i frågorna på förhand, vilket gör att de under revisionen inte behöver gå igenom grunderna utan kan hoppa direkt in i i det konkreta och svara på frågor. Det har varit tacksamt för läroprocessen, menar Mattias.

Bygghandeln är en väldigt säsongsbetonad bransch. Tidigare upplevde många handlare att arbetsuppgifterna hopade sig inför och efter en revision och extra hektiskt blev det när revisionen inträffade under högsäsong.

– Nu kan handlarna styra sin tid bättre genom att sprida ut arbetsuppgifterna och göra förarbetet när det är som minst att göra. MarketCheck ger butikerna förutsättningar att frigöra tid till att serva kunderna på bästa sätt, säger Mattias.